Vloga ustreznega računovodskega programa v manjšem podjetju XY

Računovodstvo je pomemben del vsakega podjetja, saj z zbiranjem in obdelovanjem podatkov pripravlja kakovostne informacije, ki so podlaga za dobre poslovodne odločitve. Upoštevati mora zakone, standarde in pravila, hkrati pa mora biti prilagojeno potrebam podjetja.
V minulih letih sta se spremenila tako pogled na računovodstvo kot tudi proces računovodstva. Za vse knjiženje se uporabljajo programi, podjetje poroča na FURS kar na portalu eDavki, vse je digitalizirano, skoraj nič več ni ročno. Bolj kot se tehnologija razvija, večje so potrebe, zato tudi računovodski programi omogočajo zmeraj več avtomatizma.

Majhna podjetja, ki sama vodijo svoje računovodstvo, morajo skrbno izbrati računovodski program, saj jim lahko zelo olajša delo ali pa jim ne zagotavlja ažurnosti podatkov. Ker so podjetja načeloma že v osnovi omejena z velikostjo lastnega računovodstva, je zato toliko bolj pomembno, da imajo primeren računovodski program, ki omogoča majhno in kakovostno računovodstvo. Napredni računovodski programi niso luksuz za manjša podjetja, temveč so zaradi napredka in vpliva na poslovanje podjetja nujno potrebni.

Da neki program uvrstimo med napredne računovodske programe, mora biti uporabniku prijazen in prilagojen. To pomeni, da mora biti prilagojen poslovanju podjetja in da mora omogočati veliko avtomatizma, izvozov ter uvozov podatkov. Prav tako mora biti enostaven za uporabo. Ker računovodstvo beleži računovodske dogodke in informacije, je zelo pomembno, da program omogoča uporabniku samo enkraten vnos podatkov. Vsako podvajanje takih vnosov v razne evidence je nesmotrno in neekonomično. Napreden program mora prenose omogočati avtomatsko. Prav tako mora omogočati avtomatske izvoze zakonsko zahtevanih informacij. Napredek na področju elektronskega bančništva je za veliko podjetij pomenil tudi odpravo dvojnega dela. Dobri programi namreč ob knjiženju prejetih računov omogočajo tudi avtomatsko kreiranje plačilnih nalogov v elektronski banki. Prav tako omogočajo avtomatski izvoz bančnih izpiskov v glavno knjigo in delno knjiženje. Vsi avtomatski prenosi med glavno knjigo in pomožnimi dnevniki, avtomatski izračuni ter avtomatsko pripravljeni podatki za izvoze na portale in druge programe so dejavniki, ki ločijo napredne računovodske programe od navadnih.

V diplomskem delu sem se ukvarjala z analiziranjem naprednejših računovodskih programov z vidika potreb majhnih podjetij. Osnova je bil trenutni računovodski program v podjetju XY, ki ne zadovoljuje več potreb podjetja. V ta namen sem raziskala stanje na trgu računovodskih programov in zadovoljstvo njihovih uporabnikov. Izkazalo se je, da napredni računovodski programi omogočajo veliko avtomatizma, uvozov in izvozov. To posledično pomeni veliko manj porabljenega časa za osnovno knjiženje in več časa za preglede, analize ter priprave raznih poročil. Analiza je pokazala, da je na trgu veliko primernih in zmogljivih programov, ki so cenovno dostopni tudi manjšim podjetjem. Anketa zadovoljstva uporabnikov primerljivih računovodskih programov je pokazala, da je zmogljivost programa premo sorazmerna z uporabnikovim zadovoljstvom. Tako sem programe najprej razdelila na zmogljive in manj zmogljive, nato pa analizirala zadovoljstvo njihovih uporabnikov. Vsi uporabniki zmogljivih programov so bili zelo zadovoljni s programom in njegovo podporo. Uporabniki programov, pri katerih večino knjižb še vedno knjižijo ročno, pa niso bili zadovoljni niti s programom niti s tehnično podporo. Taki rezultati so bili tudi pričakovani.

Hipoteze, ki sem jih želela potrditi:
H1: Za manjša podjetja je pomemben in potreben zmogljiv računovodski program, ki vpliva na hitrost in kakovost računovodskih informacij.
H2: Če podjetje uporablja primeren računovodski program, lahko to zanj pomeni odpravo podvajanja podatkov in dela.
H3: Optimalen program omogoča, da računovodstvo v celoti izvaja ena oseba. To je za manjša podjetja bistveno, saj si ne morejo privoščiti velikega računovodskega oddelka.

Vse navedene hipoteze sem v diplomskem delu potrdila, saj se je izkazalo, da dobri računovodski programi zagotavljajo hitre in kakovostne računovodske informacije, odpravljajo podvajanje dela, z avtomatizmom pa majhnim podjetjem omogočajo, da lahko računovodstvo v celoti izvaja ena oseba. Majhna podjetja, ki imajo notranje računovodstvo in nimajo primernega računovodskega programa, še vedno večino knjižb knjižijo ročno. To posledično pripelje do tega, da imajo ogromno dela in nimajo ažurnih računovodskih informacij. Ker si podjetja na dolgi rok ne morejo privoščiti takega stanja, imajo dve možnosti: ali povečajo zmogljivost računovodstva z dodatno zaposlitvijo ali nabavijo boljši računovodski program. Tretja možnost – zunanje računovodstvo, pa navadno takšnim podjetjem ni zanimiva, saj so se že na začetku kljub višjim stroškom odločili za notranje računovodstvo. Zunanje računovodstvo jim ni zanimivo ali zaradi alokacije storitev in informacij, ali zaradi nezaupanja v njihovo znanje, ali pa, ker hočejo imeti nadzor nad računovodstvom.
V podjetju XY se je s povečevanjem obsega storitev in boljšim poslovanjem povečal tudi obseg računovodenja. Če bi podjetje še naprej uporabljalo isti računovodski program, ki ne omogoča optimalnega računovodenja, ne bi uspelo več pridobivati ažurnih in kakovostnih informacij za odločanje. Podjetje bo torej v bližnji prihodnosti moralo nekaj spremeniti. Glede na velikost podjetja zaposlitev dodatne osebe v računovodstvo ne bi bila ekonomična, glede na mišljenje vodilnih in politiko podjetja pa zunanje računovodstvo ni zaželeno. Ostane torej nov in izboljšan računovodski program.

Anketa in analiza sta pokazali, da je na trgu več zmogljivih računovodskih programov, ki bi podjetju omogočili računovodstvo, kot si ga želi. Za podjetje bi bilo smiselno, da čimprej preide na boljši računovodski program, ki omogoča več avtomatizacije, izvozov in uvozov. Optimizacijo računovodstva bi predstavljal prehod na drugi program, ki bi omogočal podjetju še uvoz bančnih izpiskov in njihovo avtomatsko knjiženje, kopiranje stalnih mesečnih prejetih računov, kopiranje temeljnic, avtomatski obračun DDV-ja ter integrirano elektronsko knjigo prejetih računov. Analiza je pokazala tudi, da je tak računovodski program podjetju finančno dostopen. Menjava torej finančno ne bi dodatno obremenila podjetja, bi pa obremenitev predstavljalo dodatno delo ob vzpostavitvi novega sistema.