Pomen interne digitalizacije v računovodskem servisu XY

Razvoj digitalizacije je nova priložnost informacijsko-komunikacijskih tehnologij in spleta, ki prinašajo nove sistemske rešitve ter uvajajo drugačne pristope pri uporabi digitalnih tehnologij. Vedno več podjetij se zaveda pomena digitalizacije poslovnih procesov in posledično celotnega poslovanja. Pojem kmalu ne bo več trend, ampak bo postal sestavni del konkurenčne prednosti. Digitalizacija je nuja, ki se ji ne bodo mogli izogniti ne računovodski servisi in ne podjetja kot stranke servisov. Čeprav digitalizacija prinaša avtomatizirano in cenejše delo, marsikje razvoj novih ponudb proizvodov in storitev ter opustitev del, ki so postala odveč, se v podjetjih o tem veliko govori in razpravlja, pripravljene so že možne strategije, a pomembnih učinkov pri poslovanju še ni. Največjo digitalno transformacijo že doživljajo finančne storitve, prav tako tudi računovodski servisi, ki so prisiljeni zaradi zakonske podlage poslovati digitalno, medtem ko se podjetja še niso prepoznala na tem področju. Brezpapirno poslovanje v računovodskih servisih se bo v prihodnjih letih bistveno povečalo, do leta 2023 pa tako poslovanje napovedujejo skoraj vsi računovodski servisi.
Za uspešno poslovanje sta vse bolj pomembna čas in pridobitev večjega števila pomembnih informacij. Največje priložnosti podjetij so zagotovo v razumevanju in analizi digitalnih podatkov. To je pomembno tudi za računovodske servise, saj morajo postati konkurenčni in opraviti svoje delo hitro ter kakovostno. Stranke računovodskih servisov morajo pridobivati informacije za svoje poslovne odločitve čim hitreje, da bodo lahko sprejemale ustrezne odločitve z boljšim obvladovanjem tveganj. Poleg tega bodo računovodski servisi lahko več časa posvetili pripravi analiz in svetovanju o ekonomskih in davčnih odločitvah, pomembnih za poslovanje stranke. Elektronska izmenjava podatkov lahko doprinese strankam kakor tudi računovodskim servisom prihranek pri času za obdelavo in arhiviranje listin ter s tem pri stroških, vendar sta ob tem izredno pomembna uporaba pravilne in kakovostne tehnologije ter sprotno izobraževanje zaposlenih pri strankah in v računovodskih servisih.
Poleg tega, da se podjetja kot stranke računovodskih servisov srečujejo s prednostmi digitalizacije, se srečujejo tudi s pomanjkljivostmi. Te se kažejo predvsem v nizki digitalni pismenosti, pomanjkljivih e-veščinah, a je za pridobivanje teh veščin in znanja na trgu široka ponudba formalnega in neformalnega izobraževanja. Še vedno imamo tudi podjetja, ki imajo svoje sedeže poslovanja, kjer so velika področja belih lis ob obstoječi infrastrukturi. Omejitve in ovire pri zajemanju, hrambi in dostopu do digitalnih vsebin predstavljajo tudi predpisi, kar pa bo morala urediti država.
Glede na opisane prednosti in slabosti, izpostavljene v diplomskem delu, za stranke in računovodski servis, je zagotovo digitalizacija smiselna in bi bilo k njej treba pristopiti čim prej.
Iz ocene prihranka časa za posameznega zaposlenega računovodjo na mesec bi zagotovo lahko servis nudil dodatne svetovalne storitve strankam, saj je 70 odstotkov anketirancev odgovorilo, da bi v zameno za porabljen čas dostave podatkov želeli svetovalne razgovore z računovodjem. Z digitalno transformacijo bi se uvedle celovite spremembe v poslovnih modelih, postopkih, produktivnosti posameznikov in odnosih s strankami, seveda z uporabo novih informacijskih in komunikacijskih tehnologij.
Iz evalvacije rezultatov ankete lahko tudi potrdim zapisano hipotezo, da posledica interne digitalizacije ne bo zmanjševanje števila zaposlenih.
Ob vsem navedenem so pri digitalizaciji pomemben člen poslovodja in zaposleni na katerikoli ravni, saj so to tisti členi, ki skrbijo za dobro poslovanje in ki morajo znati uporabljati digitalizacijska orodja s ciljem čimbolj uspešnega sodelovanja z vsemi deležniki pri svojem poslovanju.
Učinkovitost uvedbe brezpapirnega poslovanja se bo pokazala v podjetju XY na veliko ravneh, predvsem se bo po izsledkih raziskave kazala predvsem v:
– povečanju kakovosti storitev,
– širitvi dejavnosti z novimi storitvami in posledično s pridobitvijo novih potencialnih kupcev storitev,
– doseganju večje učinkovitosti in večjega zadovoljstva kupcev storitev,
– povečanju inovativnosti in konkurenčnosti.

V računovodskem servisu kakor tudi v podjetjih, ki so stranke tega servisa, se je treba nadaljnje digitalizacije lotiti sistematično, načrtno in skladno z razvojem poslovnega okolja. Tako se bodo storitve servisa morale prilagajati vsaki stranki posebej, odvisno od digitalnih kanalov, ki bodo strankam omogočali predvsem hitrejšo odzivnost in večjo dostopnost. Brezpapirno poslovanje bo tako pomenilo prihranek časa in denarja. Izvajalci računovodskih storitev pa bomo dali večji poudarek svetovanju in podpori naročnikom v smislu priprave podatkov, ki jih bodo naročniki potrebovali za sprejemanje hitrih poslovnih odločitev.
Odveč je skrb, da bi digitalizacija posameznih poslovnih procesov zahtevala od posameznih organizaciji zmanjševanje števila zaposlenih. Res je, da nekatera dela oziroma postopki ne bodo
več potrebni, a se bodo oblikovali novi postopki in dela, ki bodo zahtevala še dodaten kader. Zaposleni bodo morali znati dobro analizirati podatke, da bo postopek odločanja lažji. Postopek digitalizacije pa zagotovo ne bo uveden čez noč. Celoten postopek vpeljave sprememb bo velik intelektualni in postopkovni zalogaj, saj bo spremenil celoten pristop k delu, postopke, politiko vodenja računovodskega servisa ter način delovanja v računovodskem servisu. To bo postopek, katerega implementacija bo trajala leta in leta. Izboljšave in posodobitve bodo sestavni del, prav tako izobraževanje kadra za uspešno delo. V računovodskih servisih se bo vodstvo najverjetneje prav tako srečalo s problematiko usposabljanja kadra za delo z digitalnimi postopki. Glede na to, da že danes veliko postopkov, oddaj podatkov, kreiranje letnih poročil ipd. poteka v programskih okoljih, ki jih je javna uprava že transformirala v digitalne in niso preprosti za uporabo, bo treba kader nenehno izobraževati ter usposabljati za opravljanje postopkov v teh poslovnih okoljih. Kot je bilo že velikokrat slišati, bodo tudi računovodski servisi morali nadaljnje zaposlovati kader, ki bo imel veliko znanja informatike. Računovodski delavec bo torej strokovnjak z zelo širokimi kompetencami, saj bo lahko le s širokim spektrom znanj nudil kakovostne storitve, ki jih stranke računovodskih servisov tudi pričakujejo, in bo imel konkurenčno prednost pred ostalimi ponudniki tovrstnih storitev. Dodana vrednost bo prav gotovo v fleksibilnosti, prilagodljivosti, ponujanju novih individualnih storitvah, ki bodo prilagojene za vsakega posameznika in za vsako posamezno gospodarsko dejavnost. V poplavi ponudnikov teh storitev je težko ostati najboljši, če se dnevno ne išče rešitev za izboljšave. Digitalizacija je torej priložnost, ki prinaša računovodskemu servisu preprostejše opravljanje del, več časa za individualni pristop in svetovanje strankam, optimiranje stroškov ter na drugi strani priložnost za dodatne prihodke. Komunikacija bo hitrejša, nadaljnja obdelava dokumentacije preprostejša, podatki se bodo lažje in hitreje obdelovali za različne namene. Dokumenti bodo vedno na dosegu rok, iskanje in arhiviranje bosta hitrejša in preprostejša. In prav zato je prehod na digitalne postopke v računovodskih servisih tako zelo pomemben in nujen.