Reorganizacija računovodskega servisa – zamenjava računovodskih programov

Potreba po izboljšanju storitev računovodskih servisov je zelo velika, kar so pokazale tudi raznovrstne raziskave. Večina zaposlenih v računovodskem servisu ima srednješolsko izobrazbo, kar pa v obdobju, ko se nenehno vrstijo zakonske in druge spremembe, zagotovo ne zadostuje.

Za številne računovodske servise vlaganje v posodobitev programske in strojne opreme pomeni veliko finančno breme. Pojavlja se problem, in sicer kako doseči 100-odstotno računovodsko tarifo. Računovodstvo je panoga, področje nenehnih sprememb, ki zahteva veliko denarja, dolgoročno pa nenehna vlaganja denarja in znanja.

V podjetju smo prešli na nov informacijski sistem, kar je prineslo reorganizacijo delovnih mest, spremembo organizacijske strukture zaposlenih v računovodstvu, potrebo po izobraževanju, povečan obseg strank in njihovo spremenjeno strukturo.

V dveh letih, to je od začetka zamenjave računovodskih programov do danes, smo zaposleni v računovodskem servisu spoznali prednosti in slabosti, ki jih je prinesel nov informacijski sistem.

Z njim je podjetje pridobilo nove računovodske stranke, kakovostnejše opravljanje računovodskih storitev in olajšanje dela (manj nadur, manj ročnega knjiženja, avtomatična izdelava davčnih obračunov).

Bistvo uvajanja uporabe sodobne tehnologije v podjetje pomeni nudenje možnosti posameznikom znotraj podjetja oziroma zaposlenim, da z njeno uporabo dosežejo cilje podjetja in hkrati svoje cilje. Z uporabo sodobnejše tehnologije poslujejo na lažji, hitrejši in učinkovitejši način. Napredek na področju programske opreme ni vplival samo na področje računalniške industrije, ampak je pustil posledice tudi v gospodarstvu.

Namen  diplomske naloge je  prikazati zamenjavo informacijskega sistema, ki je prinesel nov način opravljanja storitev računovodstva in novo organizacijsko shemo zaposlenih.

V podjetju, kjer sem zaposlena, smo se srečali s problemom zastarele informacijske tehnologije. Zaposleni v računovodskem servisu nismo zmogli obsežnosti dela. Star informacijski sistem ni omogočal ažurnega in kakovostnega dela računovodskega servisa, nova zaposlitev pa finančno ni bila izvedljiva. Zato so se vodilni odločili za uvajanje novega računovodskega informacijskega sistema.

Z analizo, ki sem jo opravila na podlagi primerjave med starim in novim informacijskim sistemom, sem prišla do ugotovitev, da smo v računovodskem servisu pridobili hitrejšo, bolj kakovostno in lažjo obdelavo podatkov, njihovo večjo točnost in prenos podatkov med stranko in računovodskim servisom prek elektronske pošte. Povečalo se je število računovodskih strank in tudi število zaposlenih.

Z slikami sem prikazala potek dela pred zamenjavo računovodskega informacijskega sistema in po njem ter posledično tudi spremembe v načinu vodenja knjigovodskih evidenc. S tabelami in grafi sem prikazala strukture računovodskih strank pred zamenjavo in po njej, pa tudi povečano število računovodskih strank.

Vidimo lahko, kakšna je bila izobrazbena struktura zaposlenih pred reorganizacijo in kakšna je po njej. V tabelah in grafih sem ponazorila izobrazbo zaposlenih v podjetju pred zamenjavo informacijskega sistema, ko je prevladovala srednješolska izobrazba. Ker pa se je zaradi vedno večje zahtevnosti dela kazala potreba po boljši izobraženosti in večjem znanju, so se vodilni odločili, da bodo zaposlene poslali na izobraževanje. Po njihovem končanem študiju se bosta spremenili struktura izobrazbe zaposlenih in sistematizacija delovnih mest.

Zaposleni v računovodskem servisu smo v dveh letih  spoznali obsežnost in prednost novega računovodskega programa. Dobavitelji programske opreme zelo dobro skrbijo za izobraževanje, skoraj vsak mesec organizirajo seminarje, ki so povezani s spremenjeno zakonodajo, hkrati pa izvajajo delavnice, vezane na računovodski  program. Če se med delom pojavi težava,  so nam na voljo prek telefona.

S sodobno tehnologijo smo omogočili hitrejši in boljši prenos podatkov. Z novimi programi se je skrajšal časovni zamik dela v knjigovodenju. Sodobnejša tehnologija in modernejši programi nam omogočajo sodobnejšo, rutinsko in hitrejše spremljanje poslovnih dogodkov. Velika pridobitev za podjetje je povečan obseg računovodskih strank. Po končanem študiju bodo tudi zaposleni, ki si bodo pridobili novo znanje, dosegli in izpolnili svoj cilj in cilj podjetja.

Zdaj ko smo vzpostavili nov informacijski sistem, bi bilo treba popraviti še plačilno nedisciplino računovodskih strank ali pa z njimi prekiniti pogodbo.

Na začetku diplomskega dela sem izpostavila tri cilje; prvič, izpostaviti prednosti in slabosti, ki jih je prinesel nov računovodski sistem. Lahko trdimo, da se je pokazalo več prednosti kot slabosti. Prednosti so: bolj kakovostno opravljanje računovodskih storitev, lažja in hitrejša izdelava potrebnih računovodskih poročil, ki jih neposredno iz informacijskega sistema prenesemo v davčne ali statistične programe. Drugi cilj je bil ugotoviti, ali je informacijski sistem olajšal delo zaposlenim. Tudi tega lahko potrdimo, saj  se je zmanjšalo nadurno delo. In na koncu sem nameravala dokazati, da je informacijski sistem omogočil povečano število računovodskih strank. Dokažemo lahko, da se je povečalo število računovodskih strank s statusno obliko družba z omejeno odgovornostjo, ki zahtevajo tudi večje znanje zaposlenih.

Na osnovi pridobljenih informacij podajam zaključke postavljenim hipotezam:

Hipoteza 1:  potrdimo lahko, da je prehod iz starega računovodskega programa spremenil vodenje knjigovodskih evidenc. Tako so ročno izdelane temeljnice in različna računovodska poročila zamenjale računalniško izdelane evidence in računovodska poročila.

Hipoteza 2: podjetje je pridobilo nove in obsežnejše stranke. Trditev lahko potrdimo, saj se je delež računovodskih strank s statusno obliko družba z omejeno odgovornostjo povečal skoraj za deset odstotkov.

Hipoteza 3: nov informacijski sistem omogoča bolj kakovostno opravljanje računovodskih storitev, to potrditev nam dajejo računovodske stranke, saj so zadovoljne z opravljenimi računovodskimi storitvami.

Kljub temu da ima zdaj podjetje dobro podprt informacijski sitem, pa se v tako majhnem kolektivu, kot je podjetje »X«, d. o. o., pozna odsotnost enega zaposlenega (bolniška, porodniška …). Potrebovali bi še enega zaposlenega, ki bi v takšnem primeru, kakršne imamo tudi v našem podjetju, nadomeščal različne odsotnosti. Za zaposlene bi to pomenilo veliko manj stresa, saj smo nenehno vezani na roke, ki jih predpiše država, in jih je treba upoštevati, delo manjkajočega delavca pa ne sme zaostajati. Upamo, da bo vodstvo podjetja prisluhnilo temu predlogu, čeprav je finančno težko izvedljivo.