PRENOVA INFORMACIJSKEGA SISTEMA KOT KORAK K OPTIMIZACIJI IN IZBOLJŠANJU POSLOVANJA PODJETJA ABC, d.o.o.

Diplomsko delo je sestavljeno iz uvoda, teoretičnega dela in praktičnega dela. V uvodu je opredeljeno področje, ki je predmet raziskave, namen in cilji, osnovne trditve, predpostavke, omejitve in raziskave ter predvidene metode raziskovanja.

Teoretični del opisuje značilnosti trgovskega podjetja, procese nabave trgovskega blaga, upravljanje z zalogami, prodajo v trgovini na drobno ter informatiko v trgovskem podjetju. Opisano je maloprodajno trgovsko podjetje, prednosti in slabosti starega in novega.

V praktičnem delu diplomskega dela je predstavljen postopek uvajanja novega maloprodajnega programa in težave, na katere so pri prenovi naleteli. Nazadnje so še predstavljeni rezultati izboljšav, ki so prispevali k optimizaciji in izboljšanju poslovanja podjetja.

Na osnovi teoretičnih spoznanj in praktičnih izkušenj smo zbrali in predstavili procese nabave, upravljanje z zalogami in problematiko prodajnih cen v maloprodajnem podjetju. Zbrali smo nova spoznanja in opisali nove tehnologije na področju informatike. Opisali smo pomembnost in uporabnost informacije kot končnega produkta informatike. Na kratko smo predstavili opazovano podjetje, opisali stari informacijski program in ga primerjali z novim, sodobnejšim.

Opisali smo slabosti in težave, ki jih je podjetje zaznalo v poslovanju sočasno z uporabo starega informacijskega programa. Pojasnili smo vzroke za njegovo menjavo. Opravili smo SWOT analizo, kot primerjavo in pomoč pri odločitvi med starim in novim maloprodajnim program. Na kratko smo opisali tehnologijo novega »MPC« programa, ki je predstavljal veliko spremembo v sami tehniki kakor tudi filozofiji programa. Opredelili smo ključne prednosti in značilnosti novega sistema in opisali postopek in metodologijo uvajanja, šolanje uporabnikov, nameščanje programske opreme in težave pri prenovi.

V pogovorih z zaposlenimi in s podatki, ki so nam bili dani na razpolago, smo opravili analizo, predstavili rezultate in opisali spremembe, ki jih je nov »MPC« program prinesel v podjetje. Izboljšali so se procesi nabavne funkcije podjetja. Zaposleni si lahko bolje organizirajo svoj delovni čas. Izboljšala se je kvaliteta in kvantiteta opravljenega dela. Enako število zaposlenih opravi delovni proces v krajšem času in z manj napakami.

Zaposleni so se specializirali po področjih, kar bo posledično vplivalo tudi na dolgoročnejši dvig nivoja njihove strokovnosti in produktivnosti. S svojim nadaljnjim izobraževanjem in uporabo bodo lažje nadgrajevali in izpopolnjevali nov »MPC« program. Z njegovo uporabo si bodo lažje zastavljali nove cilje ter kar je še pomembnejše, lažje jih bodo tudi dosegali. Nove analize so še kako pomembne pri načrtovanju in odločanju. Z opravljeno analizo smo ugotovili, da je uvedba novega »MPC« programa vplivala na optimizacijo poslovanja v podjetju.

Z analizo rezultatov izboljšanja upravljanja z zalogami trgovskega blaga smo najprej na osnovi teoretičnih in praktičnih ugotovitev spoznali pomembnost zalog v maloprodajni trgovini. Zaloge so ena ključnih sestavin njihovega vsakdanjega poslovanja. Naloga uprave in vodilnih je doseganje ravnotežja med prednostni in slabostmi zalog. Vsaka napačna odločitev predstavlja stroške, bodisi stroške financiranja, bodisi nezadovoljstvo kupcev.

Glavna problematika v opazovanem podjetju je bila previsoka zadolženost za zaloge in posledično visoki stroški financiranja zalog. Zaloge so z uvedbo novega programa dosegle svojo optimalno vrednost. Z primerjalno analizo smo raziskali, kolikšne stroške financiranja je podjetje prihranilo ob uvedbi »MPC« programa z zmanjšanjem povprečnih zalog. Teža pomembnosti se bo v podjetju sedaj prevesila na vzdrževanje zalog na nivoju zadovoljevanja kupcev. Vodstvo podjetja mora ohraniti to doseženo kondicijo in jo vzdrževati. Z analizo smo dokazali, da so se ob zmanjšanju povprečnih zalog drastično zmanjšali stroški financiranja, kar seveda pozitivno vpliva na boljši rezultat poslovanja podjetja.

V diplomski nalogi smo opisali tudi problematiko obvladovanja in nadziranja nabavnih in maloprodajnih cen, kar je imelo neposredni vpliv na doseganje razlike v ceni in s tem uspešnosti podjetja. Z analizo smo dokazali, kako pomemben vpliv ima dosledno spremljanje, pravočasno in pravilno spreminjanje nabavnih in maloprodajnih cen. Z uvedbo programa se je stopnja človeške nezanesljivosti zmanjšala na minimum. Za spremljanje cen so zdaj odgovorni dva do trije zaposleni delavci, ki so se za svoje delo ozko specializirali in ga opravljajo natančneje in hitreje. Ugotovili smo, da se je uspešnost poslovanja izboljšala za skoraj 1 do 1,8 odstotne točke primerjano v obdobju dveh let.

S spreminjanjem poslovnega okolja, z uveljavljanjem novih tehnologij, nenehnih izboljšav na področju reorganizacije poslovanja smo dokazali, da se je uvedba novega maloprodajnega programa v trgovsko podjetje, ki se ukvarja z maloprodajo, izkazala za pravilno odločitev podjetja.

Pomembno je dejstvo, da je vodstvo podjetja pravočasno zaznalo znake nezanesljivosti in slabosti delovanja svojih zaposlenih s pomočjo zastarele informacijske tehnologije ter temu primerno še pravočasno ukrepalo.

Ugotovili smo, da je bila odločitev za nov informacijski program težavna in dolgotrajna. Zaposleni v podjetju se kljub nezadovoljstvu nikakor niso hoteli spopasti z novimi izzivi. Navajeni na vsakodnevno ustaljene tirnice, si niso želeli sprememb. Vedeli so, da vsaka taka sprememba prinese sočasno težave, s katerimi se niso želeli spopasti. Potrebno je bilo dodatno izobraževanje in lastno angažiranje. Kljub temu je majhna skupina zaposlenih, navkljub vsem težavam, le izpeljala tako zahteven projekt.

V tem diplomskem delu smo na kratko prikazali procese prenove informacijskega sistema v podjetju ABC, d.o.o., in nakazali nekatere prednosti, ki jih programska rešitev »MPC« nudi. Z novim informacijskim sistemom sta se povečali produktivnost in uspešnost poslovanja, izboljšali so se nabavno-prodajni procesi, pomembno pa je predvsem dejstvo, da sedanji informacijski sistem nudi kvalitetne informacije tako o poslovanju celotnega podjetja kot tudi posameznih poslovnih enotah ali le dobičkonosnosti posameznega posla. S tem je managementu dano orodje, ki mu omogoča učinkovito odločanje, s čimer se povečajo konkurenčne prednosti podjetja, kar omogoča tudi večjo uspešnost poslovanja podjetja.

Kjub temu da je podjetje uspešno izvedlo fazo uvedbe novega informacijskega sistema in že koristi številne prednosti, ki jih ta informacijski sistem nudi, pa podjetje ne sme zaspati na lovorikah in pozabiti na nadaljni razvoj informacijskih rešitev. Program je namreč zastavljen dovolj široko in še zdaleč ni v celoti izkoriščen. Pomembno je, da se bodo zaposleni še naprej izobraževali, širili svoje znanje in s tem potrebe po informacijah.

Največjo pozornosti bi morali posvetiti nadgradnji informacijskega sistema z izpopolnitvijo sistema naročanja z min-max metodo, s povezovanjem vsaj z informacijskimi sistemi večjih poslovnih partnerjev, kar bi omogočilo razvoj elektronskega poslovanja, s čimer bi v celoti izkoristili možnosti prenovljenega informacijskega sistema in opravili naslednji korak v optimizaciji in povečanju produktivnosti poslovanja.