Digitalizacija pošte v manjšem podjetju

V diplomskem delu sem predstavil digitalizacijo pošte in sam postopek digitalizacije dokumentarnega gradiva v manjšem podjetju. Obvladovanje tega gradiva je pomemben dejavnik v podjetju in zagotavlja učinkovitejše poslovanje in prihranek časa v primerjavi s fizičnim obdelovanjem gradiva.

Opisal sem pomembnosti in razlike dokumentarnega in arhivskega gradiva, podal vse, kar spada v ti dve skupini gradiva, ter predstavil zakonodajo na tem področju.

Prikazal sem napredek tehnologije, ki se je zgodil skozi čas, ki se ga spominjam, to je od tehnologije shranjevanja glasbe na gramofonske plošče do danes, ko nam USB-ključek ponuja veliko večji obseg hrambe dokumentov in hrambe v oblaku, s pomočjo katere lahko kjerkoli in kadarkoli dostopamo do podatkov.

Ponudnikov digitalizacije dokumentov, gradiva, pošte, položnic … je vse več. Predstavil sem ponudbo Pošte Slovenije in vse, kar zagotavlja v postopku digitalizacije, ter tehnološke rešitve, ki jih podjetjem ponuja tuje podjetje Kofax VRS. Pošta Slovenije tako omogoča podjetjem ter posameznikom, da s podpisom pogodbe prejemajo pošto samo v digitalni obliki, kar je za podjetja, ki dnevno prejmejo veliko dokumentarnega gradiva v fizični obliki, vsekakor dobrodošlo, saj je urejanje dokumentov tako lažje in preglednejše. Kofax VRS pa ponuja podjetjem celo paleto možnosti digitaliziranja različnih procesov dela v podjetju in tako zmanjšuje čas obdelovanja podatkov kot tudi nastanek morebitnih napak, do katerih prihaja med fizičnim obdelovanjem dokumentov.

Podjetje, ki ga opisujem, se je s problemom fizičnega gradiva spopadlo tako, da so razvili svoj računalniški program. Tega so po navodilih direktorja podjetja in ostalih zaposlenih izdelali računalničarji tako, da ga lahko zelo dobro izkoristijo in zadošča vsem potrebam njihovega podjetja. Z digitalizacijo pošte in ostalih dokumentov so pridobili čas in ažurnost, saj lahko tako dostopajo do dokumentov hitreje in tudi njihova obdelava je hitrejša. Sledenje posodobitvam in nenehnim nadgradnjam informacijskih sistemov je tako nuja za vsa podjetja, tako majhnih kot velikih, saj tako preprečimo število napak v procesu dela in pridobimo čas, ki je v današnjem času zelo dragocen element v vsakem podjetju.